Le sfide della città di Mulhouse prima di utilizzare Kraaft

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La città di Mulhouse gestisce 3 milioni di euro di lavori all'anno per garantire la manutenzione delle reti idriche. La divisione di Franck, responsabile del rilevamento delle perdite, coordina una dozzina di tecnici preposti al controllo che intervengono rapidamente sulle reti per garantire la continuità del servizio nei 13 comuni dell'EPCI.

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Mathieu, uno dei team leader del dipartimento, ci dà il benvenuto sul sito. «Oggi stiamo ricollegando una nuova rete di acqua potabile per un cliente perché c'è stata una perdita e la sua valvola non si è chiusa», esordisce. In questi tipi di progetti, che durano meno di un giorno, la reattività è fondamentale. Ma non è sempre facile gestire tutti i documenti e i report normativi quando si deve gestire un cantiere al giorno. «Arrivo sul posto, segnaliamo, tracciamo i DICT, poi i ragazzi fanno la trincea (...) Vado a trovare i residenti per evitare tagli all'acqua, poi ci colleghiamo e rimettiamo l'acqua dentro (...) Scrivo tutto su carta e a volte faccio foto che invio tramite messaggio o e-mail», spiega.

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«Prima di Kraaft lavoravamo con i mezzi a portata di mano», continua Franck. Quando viene rilevata una perdita, i suoi colleghi elaborano un piano e i team annotano i documenti a mano. Un grande volume di interventi che genera molte pratiche burocratiche e significative sfide di coordinamento.

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3 ore risparmiate al giorno nelle pratiche burocratiche

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Il principio di Kraaft è semplice. L'interfaccia dell'applicazione mobile, simile a WhatsApp, consente alla città di Mulhouse di creare una discussione per ogni fuga di notizie riscontrata. Quindi inserire nel feed delle notizie del sito tutti i documenti necessari all'esecuzione dei lavori, dalla location alle foto alla fine dell'intervento.

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«Avevamo molti vincoli burocratici e di stampa, oggi Kraaft ci ha liberato da tutto questo», testimonia Franck. «Quando i miei colleghi trovano una fuga di notizie, creano immediatamente una conversazione in cui inseriscono il risultato della ricerca, faccio le richieste (ATU), inserisco i piani necessari, il foglio di lavoro e aggiungo il team di lavoro al gruppo».

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«In Kraaft ci sono tutti i documenti» continua Mathieu. «Abbiamo i DICT, il modulo, l'ordine di lavoro, la scheda tecnica per il collegamento (...) Poi aggiungo i moduli per la riparazione degli scavi e le foto dei collegamenti».

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La città, che utilizza anche un CMMS, ha adottato Kraaft per dematerializzare tutti i documenti amministrativi, il che consente di alleggerire i suoi team di gestione. «Mi fa risparmiare 3 ore al giorno rispetto a tutte le pratiche burocratiche (...) abbiamo tutti gli elementi nel file Kraaft e possiamo produrre i dati ogni volta che vogliamo» specifica Franck.

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Comunicazione istantanea con tutti gli attori del cantiere

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«Kraaft è stato creato 6 mesi fa, l'implementazione è semplice», spiega Mathieu. «È comodo perché il personale vede le foto dal vivo. L'ultima volta, ad esempio, ho avuto un piccolo problema: li ho inviati immediatamente su Kraaft e ho ricevuto una risposta entro 5 minuti». Una reattività molto importante per abbonati e funzionari eletti.

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«Abbiamo risparmiato molto tempo condividendo le informazioni con i colleghi» continua Franck. Di recente, infatti, il responsabile della divisione ha aggiunto NEVE e Colas sulla piattaforma per migliorare la comunicazione con tutti gli attori del cantiere.

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Grazie alle foto geolocalizzate, ogni cantiere viene posizionato automaticamente sulla mappa satellitare, con un codice a colori in base allo stato: in corso, lavori urgenti, in sospeso, completati. È inoltre possibile esportare tutti i cantieri in formato Excel o Word, il che facilita la rendicontazione per la città e consente a tutti di avere lo stesso livello di informazioni in tempo reale.

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«Se i clienti hanno un problema, possiamo coprirci perché abbiamo sempre la prova di com'era prima e dopo il nostro intervento (...) In effetti Kraaft è la bibbia dell'intervento dall'inizio alla fine del cantiere» testimonia Mathieu. «Tutto è in diretta, è molto più semplice (...) è davvero un vantaggio per la città. Oggi tornare alla preistoria sarebbe complicato» conclude il giovane team leader.

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I vantaggi

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✅ Facile da usare: interfaccia mobile simile a WhatsApp

✅ Dematerializzazione dei documenti amministrativi: DICT, ordine di lavoro, scheda di collegamento

✅ 3 ore risparmiate al giorno nella gestione amministrativa per il responsabile della divisione

✅ Posizionamento delle fughe sulla mappa con un codice colore personalizzato

✅ Comunicazione più reattiva e trasparente con tutti gli attori del mercato

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