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Réussir sa réunion de chantier

Qui n'a jamais entendu parler de réunion de chantier ? Même si l'expression est bien connue de tous, la portée exacte de ses enjeux n'est pas forcément claire pour tout le monde. Ainsi, qui sait qui organise les réunions de chantiers ? Comment se déroule ce type de réunion ? Qui doit y assister ? Autant de questions qui méritent quelques explications supplémentaires. Aussi, dans un premier temps, nous allons faire un rappel sur ce qu'est une réunion de chantier, son organisation et les acteurs de celle-ci. Puis, nous allons faire le point sur les avantages qu'elle apporte et voir en quoi les réunions de chantier sont importantes.

Une réunion de chantier, c'est quoi ?

Les réunions de chantiers sont des moments importants, qui comptent dans la vie des chantiers. Elles servent à faire le point sur l'avancée des travaux en cours. Ce sont des rendez-vous réguliers et planifiés qui permettent de vérifier le bon déroulement d'un chantier. En s'assurant de l'adéquation entre l'avancement du chantier et le planning, cela donne une idée du respect de la date de réception des travaux. On peut ainsi anticiper les problèmes potentiels, émettre des réponses adaptées aux difficultés rencontrées et faire face aux situations compliquées.

En cas d'imprévu ou de complication inopinée, lors d'une réunion de chantier, les différents intervenants feront des propositions de mesures correctrices. Celles-ci s'intègreront dans le planning qui sera alors aménagé en fonction des nouvelles données. Tout cela, bien sûr, afin de respecter au mieux le contrat passé avec le maître d'ouvrage.

Planification des réunions de chantiers

Elle se fait à l'initiative du maître d'œuvre, donc soit l'architecte, ou le cabinet d'architectes, un bureau d'études, un artisan ou un OPC (Ordonnancement, Pilotage et Coordination dans le cadre d'une maîtrise d'ouvrage public). Celui-ci sera déterminé en fonction du choix retenu par le maître d'ouvrage, autrement dit le commanditaire de la réalisation envisagée.Le rythme des réunions pour un chantier donné varie. Cela va d'une réunion mensuelle à une réunion de chantier hebdomadaire en fonction de la complexité des travaux et de la taille du chantier. D'ailleurs, la cadence n'est pas figée et peut évoluer en fonction des différentes phases des travaux, la période du terrassement et du gros-œuvre en nécessitant généralement moins.

La toute première sera la réunion d'ouverture de chantier. Celle-ci, qu'on appelle aussi réunion de lancement de chantier, est particulièrement importante puisque elle va permettre de définir un calendrier, les règles et l'organisation à venir. La dernière des réunions de chantier sera liée à la date de livraison du chantier, et donc à la réception des travaux.

Chaque réunion se doit d'être préparée en amont pour ne pas prendre trop de temps et être efficace. Une convocation est conseillée. Ainsi, aucun des intervenants ne risque de l'oublier. De même, si ces réunions de chantiers sont programmées toujours sur le même jour de semaine, ou à la même date chaque mois, les différents représentants des corps de métier auront plus de facilités pour se libérer.

Déroulement d'une réunion de chantier

Une réunion de chantier démarre ou se termine toujours par une visite du chantier. Cela afin de suivre concrètement l'avancée des travaux, voir si tout se passe bien et mesurer de visu les difficultés rencontrées. Cela permet aussi de vérifier que les différents équipement fonctionnent correctement et que les règles de sécurité sont appliquées dans le respect de la législation. Suite à cette visite du site, ou avant, les participants se réunissent, et abordent les points à l'ordre du jour.

D'un chantier de construction ou de BTP à l'autre, les sujets à aborder rentrent toujours dans les mêmes catégories. Dans une réunion de suivi de chantier, on fait toujours le bilan de ce qui a déjà été réalisé. On s'assure que les décisions prises dans la réunion précédentes ont bien été mises en œuvre et qu'elles ont atteint les objectifs attendus.

On vérifie si l'état d'avancement des travaux correspond bien au planning prévisionnel. Si ce n'est pas le cas, on commence par identifier les causes, et rechercher tous ensemble des solutions pour y remédier. Une réorganisation du planning peut suivre, quand cela est possible et souhaitable. On s'intéresse également à la période à venir, quelles sont les actions importantes de la semaine suivante. On évoque les problèmes éventuellement susceptibles de venir entraver la bonne marche du chantier : mauvaises conditions climatiques, matériel usagé qui pourrait tomber en panne, retard de livraison de matériaux, problème de stock…. On voit également si des malfaçons sont à reprendre et pourquoi elles sont survenues.

Le maître mot est l'anticipation. Il s'agit de devancer les difficultés pour réagir rapidement et trouver, ensemble, comment pallier à ces soucis. Cela permet d'identifier les surcoûts inhérents à un chantier, d'adapter le budget en fonction, tout en le maintenant dans les limites de l'enveloppe budgétaire prévue pour ces aléas.

Enfin, dernier point, suite à la visite sur site, on échange sur la sécurité. On coche les matériels dont l'état pourrait remettre en cause la sécurité, par exemple un échafaudage instable; et qu'aucun équipement ne vient obstruer une zone stratégique. On contrôle que les consignes de sécurité sont bien respectées. Si des dysfonctionnements apparaissent, ils sont communiqués au responsable de la sécurité, notamment, s'il y en a un, le CSPS, le Coordonnateur de Sécurité et de Protection de la Santé, qui prendra les mesures nécessaires.

Qui assiste aux réunions de chantier ?

En premier lieu, le maître d'œuvre sera présent étant donné que c'est lui qui convoque et détermine le rythme des réunions de chantiers. Le maître d'ouvrage, quant à lui, peut être présent à la réunion de début de chantier mais pas toujours. Pour les réunions de suivi de travaux, sa présence peut être requise si il doit donner des précisions sur ses attentes, ou faire un choix entre deux options mais ce sera au cas par cas.

Par contre, tous les autres prestataires, artisans, entrepreneurs seront convoqués, mais en fonction de l'avancée des travaux. En effet, la présence du plombier n'est pas nécessaire lorsque le chantier en est au moment des fondations par exemple. En fait, ce sont tous les acteurs concernés par la phase de travaux en cours qui assistent aux réunions de suivi de chantier.

Les avantages des réunions de chantier

Définir les missions ainsi que leur responsable

La réunion de chantier va permettre de poser clairement les missions que chacun devra réaliser, en déterminant les limites de l'intervention de chaque prestataire. Ainsi, chaque partie sait ce qu'il a à faire et ce que chacun des autres artisans ou entreprises va devoir réaliser. Elle va faciliter la communication pour permettre la coordination des opérations. C'est particulièrement l'un des principaux atouts de la réunion de lancement des travaux.

Anticiper le matériel, les retards et les imprévus

Ce point là pourrait, à lui seul, justifier l'existence de ces réunions. En effet, ce rôle est crucial pour la vie d'un chantier. Car, lorsqu'il s'agit de louer du matériel, prévu ou suite à des circonstances qui le rendent nécessaire, pas question de le faire au dernier moment. Il faut donc anticiper les besoins pour ne pas risquer de se retrouver avec un chantier qui prend du retard. La même problématique va se poser avec la livraison des matériaux. Ciment, briques et autres ne pourront pas être fournies en quantité suffisante si la commande n'est pas passée à temps.De même, si un retard n'est pas identifié rapidement et ses causes recherchées, la situation peut très vite prendre des proportions inquiétantes et paralyser une partie des travaux. Ce qui risque aussi d'impacter les autres prestataires qui devront également modifier leur planning.

Mettre à jour l'avancée des travaux

Les réunions de chantiers permettent de faire le point. Les différents prestataires peuvent ainsi se rendre compte si du retard a été pris par rapport au planning prévisionnel. On peut ainsi ajuster au mieux les interventions de chacun pour éviter que le chantier ne soit bloqué à un moment donné. Pour se faire, il vaut mieux avoir un bon outil de gestion de chantier. Les activités des uns et des autres s'imbriquent bien souvent et un retard pris par un artisan se répercute bien souvent sur les autres. Pour qu'un chantier se passe au mieux, l'adaptation à la situation est une qualité primordiale. D'où l'importance de savoir précisément où on en est.

Remonter les travaux supplémentaires, les imprévus

La vie d'un chantier n'est pas un long fleuve tranquille. Les imprévus y sont courants et les travaux supplémentaires à envisager aussi. Que ce soit une conduite qui éclate, une partie de terrain qui s'affaisse ou des pluies importantes qui gênent un accès, les raisons sont infinies. La situation exacte doit être connue et l'information doit remonter pour que les décisions puissent être prises. Ne serait-ce qu'en cas de coûts supplémentaires qui s'ajoutent, le maître d'ouvrage, qu'il soit simple particulier ou personne morale, doit les valider afin que les intervenants soient réglés pour le travail supplémentaire occasionné.

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Fournir un compte-rendu de chantier aux équipes

Le rôle du compte-rendu de réunion de chantier est informatif, il permet une meilleure communication entre les équipes car tout le monde reçoit la même information. En conséquence, il génère moins d'incompréhension. Il va lister les échanges et les constats qui ont été réalisés lors de la visite du site et de la réunion. Notamment, seront mentionnés les réalisations déjà effectuées, les mesures correctives envisagées, les défauts à réparer et les travaux supplémentaires à entreprendre. Tout cela pour que le chantier soit conforme au devis. Ce compte-rendu peut comporter, en annexe, des photos ou des plans. Indispensable même s'il n'a pas de valeur juridique, le compte-rendu de réunion de chantier n'a pas non plus de valeur contractuelle, c’est-à-dire qu'il ne lie pas formellement les parties sauf si une clause le spécifiant est insérée dans le contrat. Toutefois, en cas de litige, il jouera un rôle essentiel d'où l'intérêt qu'il corresponde à la réalité.

Vous l'avez bien vu, la réunion de chantier a une importance capitale. Cet enjeu est d'ailleurs suffisamment identifié pour que des fédérations professionnelles organisent des formations pour savoir mener correctement une réunion de chantier. Effectivement, un bon déroulement des réunions va favoriser une meilleure communication entre les différents prestataires, et améliorer la coordination. Et un chantier bien coordonné va évoluer de façon plus fluide et correspondre aux souhaits du commanditaire, ce qui est, ne l'oublions pas, l'objectif premier. En outre, retards et blocages ont un poids économique et réduisent les marges bénéficiaires. Mais un bon suivi de chantier permet une meilleure maîtrise de ces coûts. Et dans cet objectif, la réunion de chantier fait partie des outils qui contribuent à cette régulation. Un outil dont nous espérons vous avoir aider à vous emparer.

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