Le 2 octobre 2019, nous avons rencontré Thomas Brunet, conducteur de travaux BYES à Montrabé… ou Montrabe, puisque la commune semble encore divisée par l’orthographe ! Thomas est en charge d’une cellule de travaux dédiée à Enedis et GRDF, composée de 30 collaborateurs et spécialisée en travaux publics. Tous les jours, il doit appeler ses chefs d’équipes sur le terrain, ou leur envoyer des textos, pour savoir où en sont les chantiers. Puis il doit transmettre efficacement l’information aux chargés d’affaires, qui doivent justifier auprès du client les près de 4,5M€ de chiffre d’affaire annuel de l’agence.
Avant notre arrivée, Thomas envoyait beaucoup de sms pour être tenu au courant des avancées sur chantier. Les chefs d’équipes appelaient pour signaler des problèmes. Et les chargés d’affaires demandaient aux techniciens de leur envoyer des photos sur WhatsApp pour qu’ils puissent les faire suivre au client par email. Malgré l’existence de logiciels internes, l’information circule encore beaucoup par téléphone, puisque “cela reste le mode de communication le plus souple” (Thomas Brunet).
Le 25 novembre 2019, l’application Kraaft a été déployée sur toute l’équipe. Et en seulement quelques semaines, les comportements ont radicalement changé chez ces nouveaux kraafteurs. Au début de chaque chantier, la personne en charge crée maintenant un ticket sur l’application avec le nom du projet, puis s’enregistre sur l’interface en tant que responsable. Au fur et à mesure des avancées, les techniciens envoient sur le groupe des photos, des notes vocales et des messages texte, pour que tout le monde ait le même niveau d’information sur les travaux. Les chargés d’affaires peuvent exporter ces données en générant des rapports en un clic et classent automatiquement les photos par projet.
Lorsque Loïc Guillet, le responsable d’exploitation de Thomas sur la région Midi-Pyrénées, nous reçoit le 17 janvier dernier dans les locaux de BYES, son analyse est claire.
“On avait un trou dans la raquette. Avec le monde du numérique, le journal de chantier a disparu (…) Ce qui nous manquait, c’était un outil de communication entre équipes, pour suivre les activités de manière souple. Surtout quand les intervenants changent et que le projet est plus long terme.” (Loïc Guillet, responsable d’exploitation BYES, Midi-Pyrénées)
Et c’est peut-être ce besoin qui explique la forte utilisation de l’outil sur ces huit premières semaines d’implémentation.
Après huit semaines d’utilisation, voici les raisons que nous donnent les managers, les chargés d’affaires et les techniciens de recommander Kraaft à des homologues ou des collègues.
“C’est très important pour nous qu’on puisse proposer un outil à nos techniciens qui est facile de prise en main et d’installation”. (Loïc Guillet)
On reçoit beaucoup de retours positifs sur l’interface de notre messagerie et ça fait plaisir parce qu’on travaille tous les jours à sa simplicité ! Kraaft c’est une communication axée sur le vocal, adaptée au terrain et facilement traçable. Pour n’importe qui. Alors quand on nous fait des compliments parce que l’implementation est facile, même quand il y a des profils qui sont moins à l’aise avec les solutions digitales dans l’équipe, ça nous touche ! 😍
“Assez naturellement, ça dégage du temps de téléphone, et on a plus de remontée d’infos qu’avant (…) je vois une amélioration de la performance” (Thomas Brunet)
Et qui de mieux que nos utilisateurs de tous les jours pour décrire ce gain de valeur et de temps ?
Accroître la collaboration de vos équipes, ce n’est pas seulement diminuer le temps perdu en échange d’informations, souvent perdues ou silotées. C’est aussi améliorer la rentabilité puisqu‘il est plus facile d’expliquer le delta entre les travaux prévus et le réel, et donc il est plus facile d’être payé pour des heures supplémentaires.
“Avant on avait du mal à remettre en contexte les problématiques. Ce n’est pas facile d’expliquer le delta entre ce qu’on avait prévu et ce qu’on a fait, cette information se balade sur des SMS, des WhatsApp, des appels téléphoniques. Il y a trop de moyen de communication.” (Thomas Brunet)
“Avec Kraaft on peut diminuer les risques d’accident puisqu’on a une meilleur connaissance des équipes sur le chantier de ce qui s’est passé avant.” (Loïc Guillet)
